Καθυστερήσεις πληρωμών, προβλήματα ταμειακών ροών και αφερεγγυότητες: Οι μικρομεσαίες επιχειρήσεις (ΜΜΕ) είναι πιο εκτεθειμένες και ευάλωτες στον κίνδυνο των απλήρωτων τιμολογίων και, ως εκ τούτου, βρίσκονται στην πρώτη γραμμή όταν προκύπτουν δυσκολίες. Όταν τα βιβλία παραγγελιών συρρικνώνονται, οι προθεσμίες πληρωμής παρατείνονται και η ταμειακή ροή είναι επισφαλής, είναι επείγον να ανακτήσετε τον έλεγχο των εισπρακτέων λογαριασμών σας. Ακολουθούν οι οδηγίες μας για το πώς να διασφαλίσετε τη ταμειακή σας ροή και να ενισχύσετε την ανθεκτικότητα της εταιρείας σας.
Γιατί οι απαιτήσεις σας απαιτούν την πλήρη προσοχή σας
Οι ΜΜΕ αντιμετωπίζουν συνεχή πίεση: αβέβαιο οικονομικό κλίμα, κανονιστικές πιέσεις, προβλήματα ταμειακών ροών, διοικητική πολυπλοκότητα και μεγαλύτερες προθεσμίες πληρωμής. Σε αυτό το πλαίσιο, η διαχείριση των εισπρακτέων λογαριασμών γίνεται στρατηγική (ακόμη και ζωτικής σημασίας!) ανησυχία για την οικονομική διαχείριση των μικρών επιχειρήσεων.
Ωστόσο, στις περισσότερες περιπτώσεις, οι εισπρακτέοι λογαριασμοί πολύ συχνά παραμελούνται και συνεχίζουν να διαχειρίζονται απευθείας από τον Διευθύνοντα Σύμβουλο μιας ΜΜΕ. Το πρόβλημα είναι ότι οι διευθυντές ΜΜΕ ασχολούνται σε όλα τα μέτωπα και είναι ελλιπώς εξοπλισμένοι, αν όχι καθόλου, και γρήγορα κατακλύζονται από την έλλειψη αφοσιωμένων ανθρώπινων και τεχνολογικών πόρων. Το αποτέλεσμα είναι μια χρονοβόρα, κακώς βελτιστοποιημένη οργάνωση και μια εξασθενημένη ταμειακή ροή.
Και όμως, η αυστηρή παρακολούθηση των πληρωμών, μια αποτελεσματική πολιτική είσπραξης και η πρόβλεψη των κινδύνων των πελατών μπορούν να κάνουν τη διαφορά. Υπάρχουν απλά αντανακλαστικά, προσβάσιμα εργαλεία και αποδεδειγμένες λύσεις για να ανακτήσετε τον έλεγχο των εισπρακτέων λογαριασμών σας και να τους μετατρέψετε σε μοχλό οικονομικής απόδοσης.
1 - Πρόβλεψη ρευστότητας
Στο πλαίσιο των εμπορικών σας δραστηριοτήτων, χορηγείτε όρους πληρωμής στους συνεργάτες σας σε καθημερινή βάση. Αυτό παρέχει στους πελάτες σας βραχυπρόθεσμη χρηματοδότηση χωρίς να χρειάζεται να απευθυνθούν σε τράπεζα ή χρηματοπιστωτικό ίδρυμα. Πρόβλημα: αυτή η συνήθης πρακτική αναπόφευκτα εκθέτει την εταιρεία σας στον κίνδυνο μη πληρωμής.
Οι μικρές εταιρείες λειτουργούν σε ένα απαιτητικό περιβάλλον, που χαρακτηρίζεται τόσο από οικονομικές δυσκολίες όσο και από πιο διαρθρωτικές αδυναμίες. Σε ένα πλαίσιο όπου οι καθυστερήσεις πληρωμών και η μειωμένη ζήτηση αποδυναμώνουν τις ταμειακές ροές, είναι απαραίτητο να έχετε μια σαφή εικόνα των χρηματοοικονομικών σας ροών. Αυτό σας επιτρέπει να στοχεύετε τυχόν χρηματοδοτικές ανάγκες, να διαπραγματεύεστε με τους συνεργάτες σας εγκαίρως, να μετράτε τις ανάγκες σας σε κεφάλαιο κίνησης, να αποφεύγετε δυσάρεστες εκπλήξεις και να λαμβάνετε πιο τεκμηριωμένες αποφάσεις.
Για να διαχειρίζεστε τις εμπορικές σας απαιτήσεις σε καθημερινή βάση, χρησιμοποιήστε έναν απλό πίνακα ελέγχου που ενημερώνεται τακτικά. Αυτό το εργαλείο σάς επιτρέπει να βλέπετε τις αναμενόμενες ταμειακές εισροές και εκροές και να εντοπίζετε περιόδους κινδύνου. Επιπλέον, εύχρηστα ψηφιακά εργαλεία (Excel, λογισμικό διαχείρισης, τραπεζικές πλατφόρμες) σάς επιτρέπουν να αυτοματοποιήσετε αυτήν την παρακολούθηση.
Αυτή η καθημερινή παρακολούθηση είναι ένα ουσιαστικό αντανακλαστικό διαχείρισης που μπορεί να είναι υπεραρκετή για να διασφαλίσετε τις ταμειακές σας ροές και να διαχειριστείτε την επιχείρησή σας με μεγαλύτερη ηρεμία, ενώ παράλληλα θα είστε πιο προνοητικοί στην πρόβλεψη των εντάσεων στις ταμειακές ροές.
2 - Καθαρή ταμειακή ροή: η οικονομική σας πυξίδα για να παραμείνετε στην πορεία σας
Για να καταγράψετε την οικονομική σας υγεία, υπολογίζετε τακτικά την καθαρή ταμειακή σας ροή. Είναι η διαφορά μεταξύ των διαθέσιμων κεφαλαίων σας (σε μετρητά ή τραπεζικές καταθέσεις) και των βραχυπρόθεσμων χρεών σας. Με άλλα λόγια, σας λέει εάν είστε σε θέση να ανταποκριθείτε στις άμεσες δεσμεύσεις σας. Μια θετική καθαρή ταμειακή ροή σας δίνει την ευελιξία να αντιμετωπίσετε βραχυπρόθεσμα απρόβλεπτα γεγονότα.
Από την άλλη πλευρά, μια μηδενική ή αρνητική καθαρή ταμειακή ροή θα πρέπει να σημάνει συναγερμό. Υπογραμμίζει άμεση ένταση, κίνδυνο μπλοκαρίσματος ή ακόμη και αφερεγγυότητας. Στη συνέχεια, καθίσταται επείγον να αναληφθεί δράση: να αναζητήσετε τους οφειλέτες για να επιταχύνετε τις πληρωμές, να διαπραγματευτείτε με τους προμηθευτές, να μειώσετε τα αποθέματα ή να προσαρμόσετε ορισμένα έξοδα.
Αυτός ο απλός αλλά κρίσιμος υπολογισμός είναι ένα αποτελεσματικό εργαλείο λήψης επιχειρηματικών αποφάσεων. Σας βοηθά να συνεχίσετε να αναπτύσσετε την επιχείρησή σας, αποφεύγοντας παράλληλα την εξάρτηση από βραχυπρόθεσμη χρηματοδότηση (τραπεζικές υπεραναλήψεις και πιστώσεις, πίστωση προμηθευτών, είσπραξη χρεών) και να εξασφαλίσετε τα επενδυτικά σας έργα.
3 - Για να τιμολογήσετε γρήγορα, τιμολογήστε καλά.
Μια σαφής και σαφώς καθορισμένη διαδικασία τιμολόγησης είναι το πρώτο βήμα κατά των καθυστερημένων απαιτήσεων. Ποιος είναι υπεύθυνος για την τιμολόγηση; Πότε πρέπει να εκδίδονται τα τιμολόγια; Πώς πρέπει να εκδίδονται; Κάθε μία από αυτές τις ερωτήσεις πρέπει να απαντηθεί με σαφήνεια εντός του οργανισμού σας. Ένα τιμολόγιο που αποστέλλεται γρήγορα, περιέχει τις σωστές πληροφορίες στο σωστό μέρος και συμμορφώνεται με τους κανονισμούς έχει περισσότερες πιθανότητες να πληρωθεί εγκαίρως!
Η οργανωμένη και αυστηρή τιμολόγηση μειώνει σημαντικά τη μέση καθυστέρηση είσπραξης (DSO – Days Sales Outstanding). Όσο μικρότερη είναι αυτή η περίοδος, τόσο πιο υγιής είναι η ταμειακή σας ροή. Η δομή των διαδικασιών τιμολόγησης σάς επιτρέπει επίσης να περιορίσετε τις διαφορές, να βελτιώσετε τις σχέσεις με τους πελάτες και να ενισχύσετε την εμπειρία και τη φήμη της εταιρείας σας. Είναι ένας απλός αλλά εξαιρετικά αποτελεσματικός μοχλός. Επιπλέον, η αυτοματοποίηση της τιμολόγησης μέσω ψηφιακών λύσεων (ERP, λογισμικό διαχείρισης) εξοικονομεί χρόνο και καθιστά τη διαδικασία τιμολόγησης και είσπραξης πιο αξιόπιστη. Θυμηθείτε επίσης να συμπεριλάβετε υποχρεωτικές νομικές ειδοποιήσεις και τους όρους πληρωμής σας, και να ρυθμίσετε ένα οργανωμένο σύστημα παρακολούθησης για τα τιμολόγιά σας.
4 - Επικοινωνήστε με τους πελάτες σας: Προβείτε σε ενέργειες από την επόμενη ημέρα!
Όταν ο πελάτης σας λαμβάνει μια υπενθύμιση πληρωμής την επόμενη ημέρα από την πρώτη ημερομηνία λήξης, λαμβάνει ένα σαφές μήνυμα από εσάς: παρακολουθείτε στενά τις απαιτήσεις σας, είστε σε εγρήγορση και οργανωμένοι. Αυτή η αυστηρότητα είναι απαραίτητη για να αποτρέψετε τη μετατροπή των καθυστερημένων πληρωμών σε επισφαλή χρέη.
Όσον αφορά τα ανεξόφλητα χρέη, κάθε μέρα μετράει. Όσο περισσότερο περιμένετε, τόσο λιγότερο πιθανό είναι να εισπράξετε το ανεξόφλητο χρέος σας. Μια γρήγορη υπενθύμιση συχνά βοηθά στην επίλυση μιας κατάστασης που απλώς έχει ξεχαστεί ή παραβλεφθεί. Η τακτική επικοινωνία με τον οφειλέτη σας θα είναι πάντα πιο αποτελεσματική από μια καθυστερημένη, επίσημη υπενθύμιση. Μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να εντοπίσετε πελάτες που αντιμετωπίζουν δυσκολίες και να καταλήξετε σε μια φιλική συμφωνία μαζί τους!
Συστηματοποιήστε τις υπενθυμίσεις σας (email, τηλεφωνική κλήση, συστημένη επιστολή) και χρησιμοποιήστε αυτόματα εργαλεία υπενθύμισης για να απαλλαγείτε από αυτή τη χρονοβόρα εργασία. Σημαντικό: τηρήστε αρχείο κάθε ανταλλαγής, ώστε να μπορείτε να δικαιολογείτε τις ενέργειές σας σε περίπτωση διαφοράς.
5 - Όροι πληρωμής: ο σύμμαχός σας ενάντια στις καθυστερημένες πληρωμές
Πολύ συχνά, οι ΜΜΕ παραμελούν να επισημοποιήσουν τους όρους πληρωμής τους, επιτρέποντας στους πελάτες τους να εκμεταλλευτούν την έλλειψη σαφήνειας ή να επιβάλουν τους δικούς τους όρους. Ωστόσο, η διευκρίνιση των όρων και προϋποθέσεων πώλησης, η αίτηση προκαταβολών ή ο καθορισμός κυρώσεων για καθυστερημένες πληρωμές είναι εύκολοι τρόποι για να διασφαλίσετε τη ρευστότητά σας. Για παράδειγμα, η Daily Sales Outstanding (DSO) μπορεί να μειωθεί δραστικά διαπραγματευόμενοι βραχύτερους όρους πληρωμής και ζητώντας προκαταβολές κατά την παραγγελία. Αυτό περιορίζει την έκθεσή σας στον κίνδυνο του πελάτη και διατηρεί τη ρευστότητά σας.
Οι συμβατικοί όροι πρέπει να είναι σαφείς, προσβάσιμοι και να κοινοποιούνται συστηματικά πριν από την πώληση. Παρέχουν ένα προστατευτικό νομικό πλαίσιο. Οι προκαταβολές σας επιτρέπουν να εξασφαλίσετε μέρος του κύκλου εργασιών σας από την έναρξη της υπηρεσίας. Οι κυρώσεις για καθυστερημένες πληρωμές έχουν διπλό αποτέλεσμα: λειτουργούν αποτρεπτικά και παρέχουν αποζημίωση. Ακόμα κι αν σπάνια εφαρμόζονται, η απλή αναφορά τους ενθαρρύνει τους πελάτες να τηρούν τις προθεσμίες. Μην διστάσετε να τους υπενθυμίσετε στους πελάτες στις υπενθυμίσεις σας.
6 - Κίνδυνος πελάτη: ανίχνευση ασθενών σημάτων
Δεν ενέχουν όλοι οι πελάτες σας το ίδιο επίπεδο κινδύνου. Ωστόσο, ορισμένα σημάδια θα πρέπει να σας προειδοποιούν: επαναλαμβανόμενες καθυστερήσεις, ασυνήθιστα αιτήματα, αλλαγές στη στάση ή τον τρόπο δράσης στην εμπορική σχέση... Η ενσωμάτωση αυτής της ανάλυσης στην εμπορική σας διαδικασία αποτελεί προληπτικό αντανακλαστικό.
Εξοπλιστείτε με εργαλεία για την πρόληψη απλήρωτων τιμολογίων και την ανάλυση του κινδύνου των πελατών, όπως η ασφάλιση εμπορικών πιστώσεων ή οι υπηρεσίες επιχειρηματικής πληροφόρησης, οι οποίες αξιολογούν την πιθανότητα αθέτησης πληρωμής. Αυτές οι λύσεις σάς επιτρέπουν να γνωρίσετε καλύτερα τους επιχειρηματικούς σας συνεργάτες, να προσαρμόσετε τους όρους πληρωμής σας στην οικονομική τους υγεία και να περιορίσετε την έκθεσή σας. Αυτός είναι ένας καλός τρόπος για να αποφύγετε τους κακοπληρωτές και να εστιάσετε στους πιο αξιόπιστους πελάτες.
7 - Ψηφιοποιήστε τις απαιτήσεις σαςγια να βελτιώσετε τη ρευστότητά σας
Η ψηφιοποίηση των απαιτήσεών σας είναι μια από τις σημαντικότερες προκλήσεις που αντιμετωπίζουν σήμερα οι εταιρείες όσον αφορά την οικονομική τους απόδοση. Η ηλεκτρονική τιμολόγηση, οι αυτοματοποιημένες ειδοποιήσεις και οι προγραμματισμένες υπενθυμίσεις είναι όλα εργαλεία που σας εξοικονομούν χρόνο, μειώνουν τα σφάλματα και αυξάνουν την ορατότητα της ταμειακής σας ροής, διευκολύνοντας έτσι τη συνολική διαχείριση της επιχείρησής σας.
Πέρα από τα «πρακτικά» οφέλη, οι εταιρείες που ψηφιοποιούν τη διαχείριση των πελατών τους βελτιώνουν τα ποσοστά είσπραξης και μειώνουν τους χρόνους πληρωμής. Υπάρχουν πολλές διαθέσιμες λύσεις που είναι ειδικά προσαρμοσμένες στις μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις (ΜΜΕ), συμπεριλαμβανομένου του λογισμικού τιμολόγησης, του CRM και των πλατφορμών πληρωμών. Η επένδυση είναι συχνά μέτρια σε σύγκριση με τα οφέλη αποδοτικότητας που επιτυγχάνονται. Το κλειδί είναι να επιλέξετε εργαλεία που είναι απλά, διαλειτουργικά και προσαρμοσμένα στις ανάγκες σας.
8 - Ανάκτηση απαιτήσεων: Δράστε τώρα πριν είναι αργά!
Στο τρέχον περιβάλλον, η απειλή των καθυστερημένων πληρωμών επιβαρύνει σοβαρά τις περισσότερες εταιρείες σε όλο τον κόσμο. Οι συμπεριφορές πληρωμών επιδεινώνονται, οι εταιρείες αντιμετωπίζουν συχνότερες καθυστερήσεις πληρωμών, μεγαλύτερους μέσους όρους πληρωμής και μια ανησυχητική αύξηση των αφερεγγυοτήτων.
Οι ΜΜΕ υποφέρουν από πολύ πιο περιορισμένα οικονομικά αποθέματα για να αντέξουν αυτές τις ταραγμένες εποχές και να αποφύγουν μια κρίση ρευστότητας. Παραδόξως, αν και οι περισσότερες ΜΜΕ αποδίδουν αυτές τις καθυστερήσεις πληρωμών στα οικονομικά προβλήματα των πελατών τους, λίγες από αυτές επιλέγουν την Είσπραξη Χρεών, η οποία θεωρείται χρονοβόρα, περίπλοκη, δαπανηρή και χωρίς εγγύηση επιτυχίας.
Ανεξάρτητα από το ποσό που εμπλέκεται, η καθυστέρηση πληρωμής δεν είναι ποτέ ασήμαντη (ή ανώδυνη). Μπορεί να αποδυναμώσει σοβαρά τη ταμειακή σας ροή και ακόμη και να απειλήσει την επιβίωση της εταιρείας σας. Παράδειγμα: για να αντισταθμίσει ένα απλήρωτο τιμολόγιο 5.000 €, μια εταιρεία με περιθώριο κέρδους 10% θα πρέπει να δημιουργήσει 50.000 € σε επιπλέον κύκλο εργασιών (εάν το καθαρό σας περιθώριο κέρδους είναι 10%). Το κόστος είναι επομένως πολύ υψηλότερο από ό,τι φαίνεται!
Όσο αργότερα αναλάβετε δράση σχετικά με το χρέος, τόσο πιο κοντά στην ανακτήσιμη κατάσταση πλησιάζει το απλήρωτο χρέος σας. Την επόμενη ημέρα από την ημερομηνία λήξης, είναι ζωτικής σημασίας να επικοινωνήσετε με τον οφειλέτη σας και να ξεκινήσετε μια σαφή διαδικασία. Συχνά, τις πρώτες ημέρες επιτυγχάνεται (και τηρείται!) πιο εύκολα μια φιλική λύση.
9 - Μην αγωνίζεστε μόνοι σας με τις ανεξόφλητες απαιτήσεις
Ακόμη και για τις μικρές εταιρείες, υπάρχουν εξωτερικές λύσεις για την προστασία από ανεξόφλητους λογαριασμούς και την εγγύηση της πληρωμής των απαιτήσεων σε περίπτωση προβλημάτων. Ασφάλιση Εμπορικής Πίστωσης, Factoring, Εταιρείες Είσπραξης Χρεών: αυτές οι λύσεις παραμένουν υποχρησιμοποιούμενες από τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων, συχνά λόγω έλλειψης γνώσης ή φόβου για την πολυπλοκότητα.
Ένα ισχυρό εργαλείο διαχείρισης κινδύνου πελατών, η Ασφάλιση Εμπορικής Πίστωσης προστατεύει τις απαιτήσεις των πελατών σας από τον κίνδυνο μη πληρωμής. Σας προστατεύει από ανεξόφλητους λογαριασμούς εγγυώμενη, υπό καθορισμένες συνθήκες, την πληρωμή των απαιτήσεων σε περίπτωση αθέτησης. Σας βοηθά να αναπτύξετε την επιχείρησή σας προβλέποντας αθετήσεις και αναθέτοντας την Ανάκτηση Οφειλών σε περίπτωση απαίτησης, όπως η ηλεκτρονική λύση ασφάλισης πίστωσης EasyLiner, η οποία περιλαμβάνει όλα τα απαραίτητα για μικρές επιχειρήσεις και ΜΜΕ.
Εν τω μεταξύ, το Factoring σας επιτρέπει να λάβετε άμεση προκαταβολή κεφαλαίων ή την πληρωμή των τιμολογίων σας μέσω τρίτου χρηματοπιστωτικού ιδρύματος. Αυτή η ευέλικτη λύση χρηματοδότησης βελτιώνει τα περιουσιακά στοιχεία της εταιρείας σας και διασφαλίζει τη ροή μετρητών σας.
Πολύ συχνά παραβλεπόμενη, η Ανάκτηση Οφειλών μπορεί να κάνει τη διαφορά μεταξύ επιβίωσης και ανάπτυξης για την εταιρεία σας. Για τις ΜΜΕ χωρίς εξειδικευμένους ανθρώπινους ή οικονομικούς πόρους, η εξωτερική ανάθεση της είσπραξης οφειλών μπορεί επομένως να αποτελέσει μια αποτελεσματική και κερδοφόρα λύση. Για να μεγιστοποιήσετε τις πιθανότητές σας, η ανάκτηση οφειλών πρέπει να είναι γρήγορη, δομημένη και αναλογική. Οι 200 ειδικοί είσπραξης οφειλών και οι 250 νομικοί συνεργάτες της Coface μπορούν να εισπράξουν τα χρέη σας σε 190 χώρες: έχετε τη δυνατότητα να λάβετε τα οφειλόμενα κεφάλαια ταχύτερα, διατηρώντας παράλληλα τη σχέση σας με τους πελάτες-οφειλέτες σας.
10 - Οικονομική τεχνογνωσία: επενδύστε στην ανθεκτικότητα της επιχείρησής σας
Η κατανόηση βασικών δεικτών, η γνώση του τρόπου ανάλυσης ενός ισολογισμού, η κατανόηση των καθυστερήσεων πληρωμών και του πραγματικού αντίκτυπου των απλήρωτων τιμολογίων, ο εντοπισμός των κινδύνων πελατών ή προμηθευτών: όλες αυτές οι δεξιότητες θα σας κάνουν πιο αυτόνομοι στη διαχείριση της εταιρείας σας και σε καλύτερη θέση να προβλέψετε τους κινδύνους, ώστε να μπορείτε να λαμβάνετε τις καλύτερες εμπορικές αποφάσεις.
Η κατοχή μιας σταθερής οικονομικής κουλτούρας σάς επιτρέπει να δομείτε καλύτερα τις διαδικασίες σας, να βελτιστοποιείτε την απόδοσή σας χρησιμοποιώντας ψηφιακά εργαλεία λήψης αποφάσεων και να εφαρμόζετε μια αποτελεσματική στρατηγική για την πρόληψη των απλήρωτων τιμολογίων. Αυτό ισχύει για τους διευθυντές των ΠΜΜΕ-ΜΜΕ, καθώς και για τις ομάδες τους, ιδίως για εκείνους που είναι υπεύθυνοι για την τιμολόγηση, την παρακολούθηση πελατών και τη λογιστική.
Σύντομες εκπαιδευτικές συνεδρίες, διαδικτυακά σεμινάρια ή εξατομικευμένη υποστήριξη, όπως αυτές που προσφέρει η Coface, μπορούν να σας βοηθήσουν να αναπτύξετε πραγματική εμπειρία στον εμπορικό κίνδυνο. Η συνεχής εκπαίδευση και η ενημέρωση για τις κύριες τάσεις στην παγκόσμια οικονομία και τους κινδύνους ανά χώρα και κλάδο αποτελεί επένδυση στο μακροπρόθεσμο μέλλον της εταιρείας σας.
- Ανακαλύψτε το EasyLiner, την πλήρη λύση ασφάλισης εμπορικών πιστώσεων για μικρές επιχειρήσεις
- Ασφάλειες πιστώσεων, Επιχειρηματική πληροφόρηση, Ανάκτηση οφειλών: βρείτε τη λύση που ταιριάζει στις ανάγκες σας και επικοινωνήστε με τους ειδικούς μας τώρα!
