Πολύ συχνά αντιληπτή ως μια συγκρουσιακή προσέγγιση ή μια απλή λειτουργία ταμειακών ροών, η φιλική είσπραξη οφειλών παίζει στην πραγματικότητα ουσιαστικό ρόλο στις σχέσεις σας με τους πελάτες σας. Αρκεί να υιοθετήσετε μια φιλική, ανθρώπινη και διαφοροποιημένη προσέγγιση ανάλογα με την κατάσταση των συνεργατών σας. Συμβουλές ειδικών, μαρτυρίες και χρήσιμες περιπτώσεις που θα σας βοηθήσουν να εισπράξετε τα ανεξόφλητα χρέη σας χωρίς να θέσετε σε κίνδυνο τις επιχειρηματικές σας σχέσεις.
Κατάλληλη επικοινωνία, εξατομικευμένη στρατηγική: τα κλειδιά για την επιτυχημένη φιλική είσπραξη οφειλών
Σε μια παγκοσμιοποιημένη οικονομία, όπου οι εμπορικές σχέσεις αποτελούν το θεμέλιο της ανάπτυξης, η είσπραξη οφειλών αποτελεί σημαντική πρόκληση για τις εταιρείες. Για τα στελέχη και τους οικονομικούς διευθυντές, αποτελεί βασικό μοχλό για τη διατήρηση της οικονομικής σταθερότητας και ανθεκτικότητας των εταιρειών τους έναντι οικονομικών κρίσεων και αβεβαιοτήτων. Εξισορρόπηση της αποτελεσματικότητας και της διπλωματίας, Είσπραξη Χρεών είναι μια λεπτή τέχνη: πώς μπορείτε να εισπράξετε αποτελεσματικά τα χρέη σας διατηρώντας παράλληλα τις εμπορικές σχέσεις που μερικές φορές έχουν οικοδομηθεί εδώ και αρκετές δεκαετίες; Η απάντηση βρίσκεται σε μια φιλική, πολιτισμικά κατάλληλη και στρατηγικά μελετημένη προσέγγιση.
Περισσότερο από ένα απλό αίτημα πληρωμής ή μια διαπραγμάτευση μεταξύ δύο μερών, η φιλική είσπραξη οφειλών είναι μια σύνθετη διαδικασία που απαιτεί βαθιά κατανόηση του περιβάλλοντος του οφειλέτη. Επιχειρηματικές κουλτούρες, συμπεριφορές πληρωμών, νομικά περιβάλλοντα, μοχλοί διαπραγμάτευσης: όταν πρόκειται για τη συγκέντρωση των οφελών σας στο εξωτερικό, οι πολιτισμικές διαφορές αποτελούν ένα από τα κύρια εμπόδια για ένα αξιόπιστο και γρήγορο αποτέλεσμα. Επιπλέον, υπάρχουν τα γλωσσικά εμπόδια, τα οποία συχνά αποτελούν πηγή παρεξηγήσεων, οι τρόποι επικοινωνίας και οι διαφορές στα ηθικά πρότυπα που μπορούν να υπονομεύσουν την ποιότητα των συναλλαγών και τη σχέση με τον οφειλέτη: η συμπεριφορά που θεωρείται κατάλληλη σε έναν πολιτισμό μπορεί να παρερμηνευθεί σε έναν άλλο. Όλοι αυτοί οι παράγοντες επηρεάζουν τον τρόπο με τον οποίο προσεγγίζετε τους οφειλέτες και επηρεάζουν την αποτελεσματικότητα των προσπαθειών σας για είσπραξη οφειλών.
Στη Βόρεια Ευρώπη, όπως στη Γερμανία, η άμεση και τεκμηριωμένη επικοινωνία είναι συχνά πιο αποτελεσματική, καθώς θεωρείται ένδειξη επαγγελματισμού. Στην Ασία, όπως στην Ινδία, οι προσωπικές σχέσεις συχνά υπερισχύουν των συμβατικών πτυχών: επομένως, προτιμάται μια πιο έμμεση και ευγενική προσέγγιση, προκειμένου να ενισχυθεί η αρμονία και ο σεβασμός στη σχέση με τον οφειλέτη και να αυξηθούν οι πιθανότητες είσπραξης ενός ανεξόφλητου χρέους.
- Thierry Gasnier, Group Debt Collection Director.
Αυτή η πραγματικότητα, επομένως, σημαίνει ότι oι στρατηγικές είσπραξης πρέπει να διαφοροποιούνται ανάλογα με τις αγορές και το προφίλ των οφειλετών. Αυτό είναι ένα ουσιαστικό βήμα για τη δημιουργία μιας σχέσης εμπιστοσύνης και συμμόρφωσης με τον αγοραστή. Αυτό όχι μόνο βελτιστοποιεί το ποσοστό είσπραξης των οφειλών σας, αλλά μετατρέπει και αυτή τη δύσκολη στιγμή σε ευκαιρία για την ενίσχυση των σχέσεων με τους πελάτες, αποφεύγοντας έτσι τη μετατροπή μιας απλής καθυστέρησης πληρωμής σε μια σημαντική σύγκρουση.
Προετοιμασία για Είσπραξη από την αρχή της εμπορικής σχέσης
Για να εξασφαλίσετε τις απαιτήσεις σας, οι ανεξόφλητες οφειλές θα πρέπει να προβλέπονται ήδη από τη φάση της σύμβασης: αυτό περιλαμβάνει κυρίως τον σαφή καθορισμό και την κοινοποίηση των όρων πληρωμής, των συνεπειών της καθυστέρησης πληρωμής και των πιθανών διορθωτικών μέτρων από την αρχή της σχέσης με τον πελάτη σας. Αυτά τα προληπτικά μέτρα βοηθούν στη δημιουργία ενός πλαισίου εμπιστοσύνης στα αρχικά στάδια της επιχειρηματικής σχέσης και σας παρέχουν τα μέσα για την επιτυχή είσπραξη των οφειλών με φιλικό τρόπο, όταν προκύψει η περίπτωση.
Αυτή η διαφάνεια ισχύει για όλα τα βήματα της διαδικασίας Είσπραξης Οφειλών. Αυτό σημαίνει τακτική ενημέρωση του πελάτη για τα προγραμματισμένα ορόσημα, τις τρέχουσες εξελίξεις και τις διαθέσιμες επιλογές. Αυτή η προληπτική επικοινωνία βοηθά στη διατήρηση ενός εποικοδομητικού διαλόγου και στη διατήρηση της επιχειρηματικής σχέσης ακόμη και κατά τη διάρκεια των δύσκολων φάσεων της Είσπραξης Οφειλών.
Η διαφάνεια σημαίνει ότι είμαστε ανοιχτοί σε ανοιχτή συζήτηση από την πρώτη κιόλας στιγμή. Αυτό μειώνει τυχόν παρεξηγήσεις, ενώ παράλληλα δείχνουμε στον οφειλέτη ότι σκοπεύουμε να συνεργαστούμε στην υπόθεση για να βρούμε μια λύση που να ταιριάζει σε όλους. Οι οφειλέτες είναι πολύ πιο πρόθυμοι να συνεργαστούν όταν αισθάνονται ότι αντιμετωπίζονται δίκαια και όχι απλώς προσεγγίζονται για να διευθετήσουν το χρέος τους.
- Ayham Ghandour – Receivable Manager της Coface Middle-East.
Διαφορές: πίσω από κάθε απλήρωτο χρέος, μια ιστορία προς αποκωδικοποίηση
Συνήθως, οι διαφορές αποτελούν την απόλυτη δοκιμασία για την φιλική είσπραξη οφειλών. Ωστόσο, πριν από την επίλυση μιας εμπορικής διαφοράς, είναι απαραίτητο να κατανοηθούν οι πραγματικές αιτίες του ανεξόφλητου χρέους, προκειμένου να εντοπιστούν κατάλληλες και αμοιβαία αποδεκτές λύσεις.
«Στις περισσότερες περιπτώσεις, υπάρχει μια συναισθηματική συνιστώσα στη διαφορά μεταξύ των μερών, τα οποία συχνά έχουν ήδη συζητήσει το θέμα και παραμένουν σταθερά στις θέσεις τους. Οι εμπορικές διαφορές συχνά συγκαλύπτουν προσωρινές δυσκολίες στη ρευστότητα, τις οποίες ο οφειλέτης διστάζει να μοιραστεί με τον σύντροφό του. Επομένως, είναι απαραίτητο να υιοθετηθεί μια στάση ακρόασης προκειμένου να κατανοηθεί η πραγματική φύση της διαφοράς. Ακόμα και σε περίπτωση σύγκρουσης, μια σεβαστή προσέγγιση και μια ενεργή ακρόαση οδηγούν γενικά σε έναν φιλικό διακανονισμό του χρέους.» - Thierry Gasnier, Διευθυντής Είσπραξης Χρεών Ομίλου.
Πελάτης των υπηρεσιών είσπραξης οφειλών της Coface εδώ και αρκετά χρόνια, ο Dinesh Singh από την ινδική πολυεθνική Blue Star τονίζει την ευαίσθητη ισορροπία που πρέπει να διατηρείται μεταξύ μιας ισχυρής ταμειακής ροής και μιας μακροπρόθεσμης σχέσης με τον πελάτη. Μια εταιρεία με ιστορία ενός αιώνα, η Blue Star συνεργάζεται με ορισμένους από τους συνεργάτες της για πάνω από μισό αιώνα!
Η είσπραξη οφειλών είναι κάτι πολύ περισσότερο από μια απλή συναλλαγή, βρίσκεται στην καρδιά της σχέσης με τον επιχειρηματικό σας εταίρο. Η διαφάνεια και η ενσυναίσθηση παίζουν βασικό ρόλο σε κάθε στάδιο της διαδικασίας είσπραξης.
- Dinesh Singh, Associate Vice President Finance της Blue Star.
Αυτή η νοοτροπία βοηθά σημαντικά στην αποφυγή οποιασδήποτε κλιμάκωσης σε δικαστικές διαδικασίες, οι οποίες θα μπορούσαν να θέσουν οριστικά σε κίνδυνο την επιχειρηματική σχέση.
Παράδειγμα από την πραγματική ζωή
Ένας Σαουδάραβας πελάτης της Coface, ο οποίος ζητούσε την πληρωμή ενός μεγάλου χρέους από τον Αμερικανό οφειλέτη του, έστειλε ένα email που θεωρήθηκε ακατάλληλο και ακόμη και απειλητικό. Σε απάντηση, ένα από τα ανώτερα στελέχη της εταιρείας αγοράς στις Ηνωμένες Πολιτείες, το οποίο είχε αντιγραφεί στο email, αρνήθηκε να πληρώσει το χρέος. Απογοητευμένος από αυτήν την αντίδραση, ο Σαουδάραβας πελάτης ζήτησε από την Coface να λάβει άμεσα νομικά μέτρα. Τελικά, οι τοπικές ομάδες της Coface στις Ηνωμένες Πολιτείες τον συμβούλευσαν να στείλει ένα άλλο μήνυμα, προσαρμόζοντας τον τόνο στο τοπικό πλαίσιο και εστιάζοντας στις προτεινόμενες λύσεις. Ως αποτέλεσμα, το χρέος διευθετήθηκε από τον οφειλέτη σε μόλις 48 ώρες!
Δεδομένα και προγνωστική ανάλυση για την πρόβλεψη του κινδύνου μη πληρωμής
Η επέκταση της χρήσης δεδομένων, σε συνδυασμό με τη δύναμη των νέων τεχνολογιών, προσφέρει πλέον εργαλεία αιχμής για την προσαρμογή της εμπορικής πολιτικής και την πρόβλεψη του κινδύνου αθέτησης πληρωμών. Αλλά σε ποια δεδομένα πρέπει να βασίζονται οι εταιρείες σήμερα και πώς μπορούν να τα εκμεταλλευτούν για να προβλέψουν τον κίνδυνο μη πληρωμής από έναν επιχειρηματικό εταίρο;
Η ανάλυση σε πραγματικό χρόνο της συμπεριφοράς πληρωμών μεταμορφώνει τη διαχείριση εμπορικών κινδύνων. Βασισμένες σε μια μοναδική παγκόσμια κληρονομιά δεδομένων ως παγκόσμιος κορυφαίος παίκτης στην ασφάλιση εμπορικών πιστώσεων, λύσεις που αναπτύσσει η Coface, όπως η Selectio, βοηθούν τις εταιρείες να εντοπίζουν πρώιμα σημάδια πιθανών δυσκολιών πληρωμής και να αναλαμβάνουν δράση πριν επιδεινωθεί η κατάσταση.
«Στην Coface, επικεντρωνόμαστε σε γεγονότα και ανάλυση δεδομένων: έχουμε 80 χρόνια παγκόσμιας εμπειρίας στο ιστορικό πληρωμών. Συλλέγουμε αυτές τις πληροφορίες για να παρακολουθούμε τις αλλαγές στη συμπεριφορά πληρωμών σε πραγματικό χρόνο. Αυτό μας επιτρέπει να δημιουργούμε έγκαιρα προειδοποιητικά σήματα: πιο αργές πληρωμές με την πάροδο του χρόνου, πιο συχνές (ή ακόμα και συστηματικές!) διαφορές σχετικά με τιμολόγια ή ασυνήθιστες αλλαγές στον όγκο ή τα μοτίβα παραγγελιών.» - Ayham Ghandour – Διευθυντής Εισπρακτέων της Coface Middle-East.
Παρακολουθώντας τα ασθενή σήματα προβλημάτων πληρωμών, οι εταιρείες μπορούν προστατευονται από απλήρωτα τιμολόγια πριν προκύψουν και, ως εκ τούτου, να στραφούν σε μια προληπτική στρατηγική είσπραξης οφειλών, αντί να αντιδρούν σε αθετήσεις πληρωμών καθώς προκύπτουν. Αυτή η προγνωστική μέθοδος προστατεύει τη ταμειακή σας ροή, διατηρώντας παράλληλα μια σχέση εμπιστοσύνης με τον πελάτη σας.
Το ταξίδι σας στην είσπραξη οφειλών ξεκινά εδώ
Μην αφήσετε τα ανεξόφλητα χρέη να αποδυναμώσουν τη ροή μετρητών σας και να διαταράξουν την επιχείρησή σας. Η εμπιστοσύνη σε έναν κορυφαίο φορέα διαχείρισης πιστωτικού κινδύνου και στο παγκόσμιο δίκτυο τοπικών εμπειρογνωμόνων του σάς επιτρέπει να διασφαλίσετε την οικονομική σταθερότητα της εταιρείας σας, προστατεύοντας παράλληλα τις σχέσεις σας με τους επιχειρηματικούς σας συνεργάτες. Κατακτήστε την φιλική είσπραξη οφειλών σας με την Coface: Επικοινωνήστε με τους ειδικούς μας τώρα για να βρείτε τη λύση Coface Cebt Collection που ταιριάζει στις επιχειρηματικές σας ανάγκες.
