Το τελευταίο βήμα προς το τέλος του οικονομικού έτους πλησιάζει γρήγορα και κάθε μέρα μετράει όταν πρόκειται για την επιτάχυνση των ταμειακών σας εισροών. Με τις συμβουλές των ειδικών της Coface και τις πληροφορίες από τους πελάτες μας, μάθετε πώς να στοχεύετε τα επισφαλή χρέη, να ελέγχετε το υπόλοιπο ληξιπρόθεσμων οφειλών σας, να κινητοποιείτε τις ομάδες σας και να αξιοποιείτε ψηφιακές λύσεις είσπραξης οφειλών για να ενισχύσετε την απόδοσή σας και να διασφαλίσετε τη ταμειακή σας ροή πριν από τις 31 Δεκεμβρίου.
Γιατί η παλαιότητα του υπολοίπου αποτελεί στρατηγικό μοχλό για τη βελτίωση της ταμειακής σας ροής
Περιορισμένοι από ένα οικονομικό περιβάλλον που χαρακτηρίζεται από υψηλά ποσοστά ζημιών, συνεχιζόμενες αυξήσεις στις καθυστερήσεις πληρωμών και επιτάχυνση των αφερεγγυοτήτων, οι εταιρείες αναζητούν επειγόντως λύσεις για την προστασία των ταμειακών ροών τους και τη διαχείριση του εμπορικού κινδύνου πελατών και προμηθευτών πιο αποτελεσματικά.
Σήμερα, το 25% των πτωχεύσεων εταιρειών συνδέονται άμεσα με ανεξόφλητα χρέη. Αντιμέτωποι με αυτή την άμεση απειλή για τη ρευστότητά τους, η προτεραιότητα για τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων είναι να είναι επαρκώς εξοπλισμένοι για να εισπράττουν χρήματα εγκαίρως. Ωστόσο, πίσω από αυτά τα ανεξόφλητα τιμολόγια συχνά κρύβεται η κακή χρήση ενός βασικού εργαλείου: του "παλαιού" υπολοίπου. Αυτό το εργαλείο παρέχει μια σαφή και δυναμική εικόνα των μελλοντικών ταμειακών ροών, αναλύοντας τις απαιτήσεις από πελάτες, τα χρέη προμηθευτών, τα οφειλόμενα ποσά και τις ημερομηνίες λήξης τους.
Χρησιμοποιείται πολύ συχνά ως ένα απλό υπολογιστικό φύλλο λογιστικής αναφοράς, το οποίο συμβουλεύεστε κατά καιρούς κατά τη διάρκεια οικονομικών αξιολογήσεων, και το υπόλοιπο παλαιάς τάξεως αποτελεί στην πραγματικότητα ένα πραγματικό βαρόμετρο της ευρωστίας της ταμειακής σας ροής και, ως εκ τούτου, της οικονομικής υγείας της επιχείρησής σας. Με μια ματιά, μπορείτε να δείτε ποιοι πελάτες αντιμετωπίζουν δυσκολίες και είναι πιθανό να δημιουργήσουν ανεξόφλητα τιμολόγια, καθώς και να προβλέψετε ποιοι προμηθευτές θα πρέπει να πληρώνονται κατά προτεραιότητα.
Η παρακολούθηση του παλαιού υπολοίπου σας κάθε εβδομάδα σάς επιτρέπει να εντοπίζετε, σχεδόν σε πραγματικό χρόνο, μια αύξηση στις καθυστερημένες πληρωμές από ορισμένους πελάτες. Αυτή η ορατότητα είναι ζωτικής σημασίας για την πρόβλεψη των αναγκών σε ταμειακές ροές, τη λήψη των σωστών στρατηγικών αποφάσεων και την αποτελεσματική διαχείριση των ενεργειών είσπραξης οφειλών σας. Η παραμέληση ή η κακή χρήση αυτού του εργαλείου μπορεί επομένως να αποδυναμώσει την επιχείρησή σας και ακόμη και να απειλήσει τη σταθερότητα της εταιρείας σας.
Η παλαιότητα υπολοίπου είναι ο πυρήνας της μηχανής: εάν τα μετρητά δεν εισρεύσουν όπως αναμένεται, αυτό μπορεί γρήγορα να οδηγήσει σε προβλήματα ταμειακών ροών για την εταιρεία, η οποία στη συνέχεια θα βρεθεί σε μεγάλη δυσκολία να εκπληρώσει τις δικές της δεσμεύσεις προς τους προμηθευτές της. Αυτό είναι που ονομάζουμε φαινόμενο ντόμινο!
Nathalie Paris, Claims και Debt Collection Director, Coface Γαλλία, Ευρώπη και Δυτική Αφρική.
Υπόλοιπο παλαιού τύπου και επισφαλείς απαιτήσεις: τι πρέπει να προσέξετε
Ο καθαρισμός του υπολοίπου παλαιού τύπου απαιτεί αυστηρή μεθοδολογία και σαφώς καθορισμένες διαδικασίες. Δεν πρόκειται μόνο για τον εντοπισμό καθυστερήσεων, αλλά και για την κατανόηση της προέλευσής τους και του αντίκτυπού τους στην οικονομική υγεία της εταιρείας.
Το πρώτο βήμα είναι να διασφαλιστεί ότι κάθε καταγεγραμμένο χρέος είναι πραγματικό και ληξιπρόθεσμο, με δικαιολογητικά: τιμολόγια, δελτία παράδοσης, αποδεικτικά στοιχεία παρεχόμενων υπηρεσιών, επιστολές και ηλεκτρονικά μηνύματα. Ελέγξτε για τυχόν διαφορές, σφάλματα χρέωσης ή διπλότυπα και εντοπίστε κάθε ανωμαλία: ο διάβολος κρύβεται στις λεπτομέρειες. Μια μελέτη περίπτωσης πελάτη καταδεικνύει αυτήν την πραγματικότητα: μια εταιρεία ανακάλυψε σχεδόν 1 εκατομμύριο λίρες σε ανεξόφλητα χρέη... απλώς και μόνο λόγω ενός σφάλματος χρέωσης! Η τακτική παρακολούθηση του χαρτοφυλακίου εισπρακτέων απαιτήσεών της θα επέτρεπε την ταχεία διόρθωση αυτής της ανωμαλίας.
Μόλις επικυρωθούν τα χρέη, βάλτε σε προτεραιόητα το Debt Collection.
Σε αντίθεση με τη δημοφιλή πεποίθηση, η πιο αποτελεσματική προσέγγιση είναι να αντιμετωπίσετε πρώτα τα παλαιότερα και μεγαλύτερα χρέη, αυτά που επιβαρύνουν περισσότερο τη ταμειακή σας ροή, ταξινομώντας τα χρέη σας σε τρεις κατηγορίες:
- Αυτά που οφείλονται D+30
- Αυτά που οφείλονται D+60
- Αυτά που οφείλονται D+90
Εάν παρατηρήσετε σημαντικό όγκο οφειλών που έχουν λήξει για περισσότερες από 90 ημέρες, καθίσταται απαραίτητο να καταρτίσετε ένα σχέδιο δράσης. Εάν αυτά τα χρέη αντιπροσωπεύουν περισσότερο από το 10% του παλαιού υπολοίπου, πρέπει να δράσετε γρήγορα. Και εάν υπερβαίνουν το 15%, καθίσταται επείγον να εξοπλίσετε τον εαυτό σας με λύσεις για την είσπραξη οφειλών και την προστασία από ανεξόφλητα χρέη.
- Rachid Aoulad Hadj, Διευθυντής Πωλήσεων Υπηρεσιών Είσπραξης Οφειλών για την Coface Γαλλίας, Ευρώπης και Δυτικής Αφρικής.
Η παρακολούθηση του παλαιού υπολοίπου σας πρέπει να βασίζεται σε σαφή προειδοποιητικά σήματα που σας επιτρέπουν να ενεργείτε γρήγορα:
- μείωση του ποσοστού είσπραξης
- αλλαγές στα άτομα επικοινωνίας
- διαπραγματεύσεις σχεδίων πληρωμών
- έλλειψη ανταπόκρισης στα αιτήματα και τις υπενθυμίσεις σας
- αύξηση παραπόνων
Αυτά τα «ποιοτικά» σήματα πρέπει να συμπληρώνονται από «ποσοτικά» σήματα, τα οποία παρακολουθούνται με πίνακες ελέγχου και δείκτες όπως ο Δείκτης Αποτελεσματικότητας Είσπραξης (DSO - Days Sales Offline - DSO) ή ο Δείκτης Αποτελεσματικότητας Είσπραξης (CEI - Collection Effectiveness Index), ο οποίος μετρά την πραγματική σας ικανότητα είσπραξης μετρητών. Εάν ο δείκτης CEI σας, συνήθως γύρω στο 90%, μειωθεί κατά τη διάρκεια των εβδομαδιαίων ή μηνιαίων μετρήσεών σας, αυτό αποτελεί ισχυρό προειδοποιητικό σημάδι. Όταν παρακολουθούνται επιμελώς, αυτοί οι δείκτες σάς επιτρέπουν να προβλέψετε δυσκολίες, να προσαρμόσετε τους όρους πληρωμής σας με ευέλικτο τρόπο, να οργανώσετε τις ενέργειες είσπραξης οφειλών σας ή να επιλέξετε μια λύση ασφάλισης εμπορικών πιστώσεων.
Πρώιμες υπενθυμίσεις, κωδικοποίηση και κοινή δέσμευση: γρήγορες νίκες προς εφαρμογή
Για να επιταχύνετε τις ταμειακές σας εισροές, η δημιουργία ενός προληπτικού συστήματος υπενθυμίσεων είναι ιδιαίτερα αποτελεσματική. Ωστόσο, η απόδοση της επένδυσης αυτών των ενεργειών υπενθύμισης θα εξαρτηθεί από τον οργανισμό σας: το σύστημά σας πρέπει να βασίζεται σε σαφείς διαδικασίες που είναι κοινές (και σεβαστές!) από όλους στην εταιρεία. Αποστέλλονται πριν από την ημερομηνία λήξης της πληρωμής, οι προ-υπενθυμίσεις σάς επιτρέπουν να εντοπίζετε πιθανές διαφορές νωρίς, να βελτιστοποιείτε τη ταμειακή ροή και να αποφεύγετε καταστάσεις μπλοκαρίσματος στο τέλος του έτους.
Συνολικά, επιλέξτε υπενθυμίσεις με χρονικά περιορισμένο χρονικό διάστημα, προσαρμοσμένες στο προφίλ κάθε πελάτη: ένας μικρός αριθμός πελατών εκτιμά την υπενθύμιση πριν από την ημερομηνία λήξης, ενώ ένας μεγάλος αριθμός δεν το εκτιμά. Το παράδοξο είναι ότι όσοι αντιτίθενται στις προληπτικές υπενθυμίσεις είναι συνήθως αυτοί που πληρώνουν εγκαίρως. Αυτή η εξατομικευμένη προσέγγιση σάς επιτρέπει να διαμορφώσετε τη διαδικασία υπενθύμισης ώστε να διασφαλιστεί το cash flow καθώς διατηρείτε την εμπορική σας σχέση.
Γι' αυτόν τον λόγο είναι σημαντικό να κωδικοποιήσετε τους λόγους για τα ανεξόφλητα τιμολόγια (προβλήματα τιμών, ελλείποντα είδη, αποτυχίες παράδοσης κ.λπ.), προκειμένου να στοχεύσετε καλύτερα τις διορθωτικές ενέργειες, αλλά και να κινητοποιήσετε άλλα τμήματα της εταιρείας σας για την επίλυση εμπορικών διαφορών.
Η επιτυχία της στρατηγικής είσπραξης οφειλών σας δεν εξαρτάται αποκλειστικά από τις οικονομικές σας ομάδες. Η συμμετοχή των ομάδων πωλήσεων, εξυπηρέτησης πελατών, ακόμη και της εφοδιαστικής είναι ζωτικής σημασίας: ο καθένας, στο δικό του επίπεδο σχέσης με τον πελάτη, μπορεί να βοηθήσει στην άρση των εμποδίων στην πληρωμή.
Δεν πρέπει να περιμένετε μέχρι την ημερομηνία λήξης για να στείλετε μια υπενθύμιση και στη συνέχεια να ανακαλύψετε μια διαφορά. Μπορεί να χρειαστούν μήνες ή και περισσότερος χρόνος για να επιλυθεί.
«Μέσω ενεργειών παρακολούθησης και ενός συστήματος κωδικοποίησης των ανεξόφλητων οφειλών, μπορείτε να αξιολογήσετε καλύτερα και να εξομαλύνετε το παλαιωμένο υπόλοιπό σας και, για παράδειγμα, να ξεκινήσετε μια εσωτερική επικοινωνιακή εκστρατεία για την ταχεία επίλυση μιας διαφοράς, με στόχο την είσπραξη μετρητών το συντομότερο δυνατό».
Farah Anezot, Credit Manager, JJA Group.
Ψηφιακή Είσπραξη Χρεών και εξωτερική ανάθεση: μοχλοί για τη βελτιστοποίηση της απόδοσής σας
Ο αυτοματισμός και η ψηφιοποίηση που προσφέρουν οι νέες τεχνολογίες μεταμορφώνουν τη διαχείριση των εμπορικών απαιτήσεων. ERP, CRM, λύσεις βαθμολόγησης... Το οικοσύστημα είσπραξης οφειλών εξελίσσεται και τα ψηφιακά εργαλεία αποτελούν πλέον απαραίτητους συμμάχους για τη διασφάλιση της αξιοπιστίας των δεδομένων, την αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων εργασιών και την παροχή μιας λεπτομερούς, 360° εικόνας της οικονομικής κατάστασης της εταιρείας σας:
- ERP (Enterprise Resource Planning) -το σύστημα σάς επιτρέπει να συγκεντρώνετε τις οικονομικές σας ροές και να αυτοματοποιείτε τις υπενθυμίσεις σας, καθώς και να ταξινομείτε αυτόματα τις απαιτήσεις σας κατά παλαιότητα!
- CRM (Customer Relationship Management) είναι απαραίτητο για την κατανόηση του εμπορικού πλαισίου πριν από την επικοινωνία με τον πελάτη σας·
- Οι Λύσεις Scoring σας βοηθούν να αξιολογήσετε την οικονομική υγεία των αντισυμβαλλομένων σας και να στοχεύσετε τις ενέργειές σας στους πιο φερέγγυους πελάτες, ώστε να μεγιστοποιήσετε την είσπραξη των οφειλών σας.
- Τα συνεργατικά εργαλεία, όπως οι πλατφόρμες διαχείρισης διαφορών, διευκολύνουν τη ροή πληροφοριών και την ταχεία επίλυση προβλημάτων.
Η εμπειρία του JJA Group, η οποία πρόσφατα εξοπλίστηκε με το ψηφιακό εργαλείο είσπραξης οφειλών MyDSO, καταδεικνύει τα οφέλη στην αποτελεσματικότητα που κατέστησαν δυνατά χάρη στην ψηφιοποίηση και την αυτοματοποίηση της διαδικασίας είσπραξης οφειλών.
Τα αποτελέσματα μιλούν από μόνα τους: η εταιρεία αύξησε το ποσοστό είσπραξης από 80% σε 90% σε (μόλις!) ένα χρόνο. Πέρα από την επιχειρησιακή απόδοση, αυτά τα εργαλεία απελευθερώνουν επίσης χρόνο για ενέργειες υψηλότερης προστιθέμενης αξίας και βελτιώνουν την ποιότητα των σχέσεων με τους πελάτες.
Ο χρόνος που αφιερώνεται σε χειρωνακτικές εργασίες διατίθεται πλέον για την οικοδόμηση σχέσεων. Αναπτύσσετε μια πολύ ισχυρότερη σχέση με τους επιχειρηματικούς σας συνεργάτες..
- Farah Anezot, Credit Manager, JJA Group.
Ως έσχατη λύση, η ανάθεση σε ένα ειδικό μπορεί να είναι μια σοφή κίνηση όταν οι εσωτερικές σας ενέργειες έχουν φτάσει στα όριά τους, ιδίως στην περίπτωση μεγάλων, σύνθετων ή διεθνών χαρτοφυλακίων χρέους. Η αναγνωρισμένη εμπειρογνωμοσύνη ενός τρίτου έχει επίσης άμεση ψυχολογική επίδραση στους οφειλέτες.
Η ανάθεση της είσπραξης οφειλών σε έναν εξειδικευμένο πάροχο υπηρεσιών όπως η Coface σημαίνει ότι θα γίνετε ξανά προτεραιότητα στις αποφάσεις πληρωμής του οφειλέτη, ενώ παράλληλα θα συνεχίζετε να εστιάζετε στην επιχείρησή σας.
- Rachid Aoulad Hadj- Ο Rachid Aoulad Hadj, Διευθυντής Πωλήσεων Είσπραξης Χρεών για την Coface Γαλλίας, Ευρώπης και Δυτικής Αφρικής. Τέλος, η προληπτική διαχείριση του παλαιού υπολοίπου σας ενισχύει την αξιοπιστία της εταιρείας σας όταν συναλλάσσεται με οικονομικούς εταίρους, όπως τράπεζες ή ασφαλιστές εμπορικών πιστώσεων, οι οποίοι θα είναι πιο πρόθυμοι να σας χορηγήσουν χρηματοδότηση ή εγγυήσεις, ακόμη και σε περιόδους έντασης.
Ξεκινήστε να αναλαμβάνετε δράση τώρα
Το τέλος του οικονομικού έτους πλησιάζει γρήγορα και κάθε μέρα μετράει όταν πρόκειται για την εξασφάλιση της ταμειακής σας ροής. Μην αφήσετε τα χρέη και το παλαιωμένο υπόλοιπο σας να επιβραδύνουν την ανάπτυξη της επιχείρησής σας:
Επικοινωνήστε Μαζί μας και ανακαλύψτε τις λύσεις ασφάλισης εμπορικών πιστώσεων και είσπραξης οφειλών που προσφέρουμε, προσαρμοσμένες στον κλάδο και τη γεωγραφική σας περιοχή.
