Η δυνατότητα να βασίζεστε σε μια αποτελεσματική διαδικασία ανάκτησης οφειλών και, κατ' επέκταση, στην ορθή διαχείριση των ανεξόφλητων οφειλών αποτελεί σημαντικό στόχο για κάθε επιχείρηση.
Αυτή είναι μια σημαντική πρόκληση σε μια εποχή που οι προθεσμίες πληρωμής επιμηκύνονται, οι αθετήσεις αυξάνονται και τα ανεξόφλητες οφειλές πολλαπλασιάζονται. Ακολουθούν οι συμβουλές μας για το πώς να κατακτήσετε αυτόν τον μοχλό και να τον μετατρέψετε σε ένα ισχυρό όπλο κατά των ανεξόφλητων οφειλών.
Επειδή κάθε καθυστέρηση ή μη πληρωμή αποδυναμώνει άμεσα τη ροή μετρητών και μπορεί να θέσει σε κίνδυνο την επιβίωση μιας επιχείρησης, όλοι οι οικονομικοί διευθυντές πρέπει να είναι εξοικειωμένοι και να είναι σε θέση να ξεκινούν γρήγορα κατάλληλες διαδικασίες είσπραξης οφειλών για να επιτύχουν την πληρωμή των οφειλόμενων ποσών, περιορίζοντας παράλληλα τον νομικό και εμπορικό αντίκτυπο.
Πέρα από μια απλή διοικητική διαδικασία, η είσπραξη οφειλών αποτελεί στρατηγικό μοχλό στη διαχείριση του κινδύνου των πελατών, συνδυάζοντας την πρόληψη, τον φιλικό διάλογο και, όπου είναι απαραίτητο, τις δομημένες νομικές διαδικασίες. Η γνώση των διαφόρων φάσεων και βημάτων που εμπλέκονται στην έναρξη μιας διαδικασίας είσπραξης οφειλών, η τήρηση των προθεσμιών, η τήρηση των σωστών βημάτων, η πρόβλεψη και η κινητοποίηση των κατάλληλων πόρων και η ενεργοποίηση των κατάλληλων εργαλείων και φορέων είναι βασικές έννοιες που πρέπει να κατανοήσετε, τις οποίες θα διευκρινίσουμε εδώ.
Τι είναι η διαδικασία είσπραξης οφειλών;
Μια διαδικασία είσπραξης οφειλών περιλαμβάνει όλα τα βήματα που λαμβάνει ένας πιστωτής για να εισπράξει την πληρωμή ενός
ποσού που του οφείλεται από έναν οφειλέτη. Αυτό το χρέος μπορεί να προκύψει από μια εμπορική σύμβαση, μια παρεχόμενη υπηρεσία, ένα ενοίκιο ή μια αναγνώριση χρέους.
Οι διαδικασίες είσπραξης οφειλών ξεκινούν πάντα με μια φάση φιλικής είσπραξης, χωρίς την παρέμβαση δικαστή, η οποία βασίζεται σε διαπραγμάτευση. Είναι σημαντικό να τηρούνται αρχεία αυτής της διαδικασίας, συμπεριλαμβανομένων των επίσημων ειδοποιήσεων πληρωμής και άλλων συστημένων επιστολών, των ανταλλαγμένων ηλεκτρονικών μηνυμάτων και οποιωνδήποτε αποδεικτικών στοιχείων του χρέους (τιμολόγια, εμπορικές συμβάσεις κ.λπ.) και της αναγνώρισής του από τον οφειλέτη (π.χ. ηλεκτρονικά μηνύματα που υποδεικνύουν ότι προτίθεται να καταβάλει το οφειλόμενο ποσό). Αυτά τα αποδεικτικά στοιχεία θα είναι χρήσιμα εάν η φιλική είσπραξη αποτύχει.
Η δεύτερη επιλογή είναι η δικαστική είσπραξη, η οποία απαιτεί απόδειξη της ύπαρξης του χρέους και αποδεικτικά στοιχεία προσπαθειών φιλικής είσπραξης, με τις επίσημες ειδοποιήσεις να είναι οι πιο σημαντικές. Η δικαστική είσπραξη στοχεύει στην απόκτηση εκτελεστού τίτλου για την προσφυγή σε μέτρα εκτέλεσης, κυρίως σε μια διαταγή πληρωμής, η οποία επιτρέπει τον διορισμό δικαστικού επιμελητή για τη διεκπεραίωση της είσπραξης.
Τέλος, πρέπει να σημειωθεί ότι μια διαδικασία είσπραξης οφειλών μπορεί να διεξαχθεί από τον πιστωτή με διάφορους τρόπους: κινητοποιώντας την εσωτερική του ομάδα ή αναθέτοντας το ανεξόφλητο χρέος σε έναν επαγγελματία είσπραξης οφειλών.
Στην πρώτη περίπτωση, ο οικονομικός διευθυντής της εταιρείας θα πρέπει να αναπτύξει μια ολόκληρη σειρά νομικών και επιχειρησιακών μέτρων, συνδυάζοντας την πρόληψη και τον διάλογο, για να διασφαλίσει την επιτυχή ολοκλήρωση αυτού του έργου, το οποίο είναι απαραίτητο για την επιβίωση κάθε επιχείρησης.
Τα στάδια της φιλικής είσπραξης οφειλών
Πριν από την έναρξη νομικών διαδικασιών, συνιστάται θερμά η φιλική επίλυση. Αυτή η φάση
έχει πολλά πλεονεκτήματα: είναι γρήγορη, φθηνή και, στις περισσότερες περιπτώσεις, επιτρέπει τη διατήρηση της εμπορικής σχέσης με τον πελάτη-οφειλέτη.
Τέλος, πρέπει να σημειωθεί ότι μια διαδικασία είσπραξης οφειλών μπορεί να διεξαχθεί από τον πιστωτή με διάφορους τρόπους: κινητοποιώντας την εσωτερική του ομάδα ή αναθέτοντας το ανεξόφλητο χρέος σε έναν επαγγελματία είσπραξης οφειλών. Στην πρώτη περίπτωση, ο οικονομικός διευθυντής της εταιρείας θα πρέπει να αναπτύξει μια ολόκληρη σειρά νομικών και επιχειρησιακών μέτρων, συνδυάζοντας την πρόληψη και τον διάλογο, για να διασφαλίσει την επιτυχή ολοκλήρωση αυτού του έργου, το οποίο είναι απαραίτητο για την επιβίωση κάθε επιχείρησης.
Τα στάδια της φιλικής είσπραξης οφειλών
Πριν από την έναρξη νομικών διαδικασιών, συνιστάται θερμά η φιλική επίλυση. Αυτή η φάση
έχει πολλά πλεονεκτήματα: είναι γρήγορη, οικονομική και, στις περισσότερες περιπτώσεις, επιτρέπει τη διατήρηση της εμπορικής σχέσης με τον πελάτη-οφειλέτη.
#1 Στείλτε απλές υπενθυμίσεις
Από την πρώτη ημέρα καθυστέρησης, οι υπενθυμίσεις μέσω email, ταχυδρομείου ή τηλεφώνου μπορούν να είναι αποτελεσματικές. Η δομημένη παρακολούθηση (πίνακας ελέγχου, DSO) βοηθά στην αποφυγή ολισθήσεων. Σημαντικό: όλα τα βήματα πρέπει να καταγράφονται για να
δημιουργηθεί μια στέρεα υπόθεση σε περίπτωση διαφοράς.
#2 Αποστολή επίσημων ειδοποιήσεων
Εάν οι υπενθυμίσεις αγνοηθούν, πρέπει να αποσταλεί επίσημη ειδοποίηση με συστημένη επιστολή με απόδειξη παραλαβής, με την οποία να απαιτείται η πληρωμή εντός συγκεκριμένου (και εύλογου) χρονικού πλαισίου, που κυμαίνεται γενικά από 8 έως 15 ημέρες. Η αποστολή επίσημων ειδοποιήσεων αποτελεί προϋπόθεση για οποιαδήποτε νομική ενέργεια
και πρέπει να περιλαμβάνει συγκεκριμένη διατύπωση. Για να ενισχύσετε την αποτελεσματικότητά της, μπορείτε να αναθέσετε τη σύνταξη και την αποστολή
επίσημων ειδοποιήσεων σε επαγγελματίες όπως δικηγόρους, εταιρείες είσπραξης οφειλών ή δικαστικούς επιμελητές.
#3 Παρέμβαση τρίτου μέρους
Εάν αυτό αποτύχει και πριν από την ανάληψη νομικών ενεργειών, η εταιρεία μπορεί να προσλάβει τις υπηρεσίες μιας εξειδικευμένης εταιρείας είσπραξης οφειλών, η οποία θα ενεργήσει για λογαριασμό της ή για λογαριασμό της. Αυτή η υπηρεσία στη συνέχεια αναλαμβάνει την αποστολή επαγγελματικών υπενθυμίσεων και τη διαπραγμάτευση ενός φιλικού διακανονισμού με τον οφειλέτη, συνήθως μέσω ενός χρονοδιαγράμματος πληρωμών.
Η απλοποιημένη διαδικασία για την είσπραξη μικρών οφειλών. Για χρέη που δεν υπερβαίνουν τις 5.000 £, η εταιρεία έχει την επιλογή να κινήσει μια απλοποιημένη διαδικασία είσπραξης οφειλών. Το χρέος πρέπει να έχει συμβατική βάση ή να προκύπτει από νομοθετική υποχρέωση (χρέη προς φορείς κοινωνικής ασφάλισης, URSSAF, κ.λπ.) και, όπως και με την δικαστική είσπραξη, πρέπει να είναι βέβαιο, ρευστό και απαιτητό. Η διαδικασία περιλαμβάνει τη χρήση δικαστικού λειτουργού, ο οποίος επικοινωνεί με τον οφειλέτη για να του προσφέρει την ευκαιρία να συμμετάσχει σε αυτήν την απλοποιημένη διαδικασία είσπραξης. Ο οφειλέτης μπορεί στη συνέχεια να αποδεχτεί την εισπράξη απαντώντας εντός ενός μηνός και να συνεργαστεί με τον δικαστικό λειτουργό για τη σύνταξη συμφωνίας είσπραξης οφειλών. Εάν δεν υπάρξει απάντηση ή φιλικός διακανονισμός, η διαδικασία τερματίζεται.
Πότε πρέπει να στραφείτε σε νομική είσπραξη οφειλών;
Όταν οι προσπάθειες φιλικής δικαστικής διαμάχης αποτύχουν ή ο οφειλέτης αμφισβητήσει το χρέος, θα πρέπει να εξεταστεί το ενδεχόμενο νομικής διαδικασίας. Μόνο η απόκτηση εκτελεστού τίτλου (ισχύει για 10 χρόνια και είναι ανανεώσιμος) επιτρέπει τη χρήση αναγκαστικών μέτρων όπως η κατάσχεση τραπεζικού λογαριασμού, η κατάσχεση περιουσιακών στοιχείων ή η κατάσχεση εισοδήματος, μέσω δικαστικού επιμελητή. Υπάρχουν τρεις λύσεις είσπραξης οφειλών διαθέσιμες στο πλαίσιο νομικών διαδικασιών:
#1 Διαταγή πληρωμής
Κατάλληλη για μη αμφισβητούμενες αξιώσεις, η διαταγή πληρωμής είναι μια γρήγορη και οικονομική διαδικασία, η οποία συχνά διαρκεί μόνο λίγες εβδομάδες. Δεν απαιτεί ακρόαση ενώπιον του αρμόδιου δικαστηρίου ή τη βοήθεια δικηγόρου. Ωστόσο, η διαταγή πληρωμής απαιτεί την προετοιμασία ενός λεπτομερούς φακέλου που περιέχει αποδεικτικά στοιχεία για την ύπαρξη του χρέους και τα βήματα που έχουν ληφθεί για την προσπάθεια είσπραξής του: τιμολόγια, συμβάσεις, αποδεικτικά υπενθυμίσεων κ.λπ. Το χρέος πρέπει επίσης να προκύπτει από σύμβαση, νόμιμη υποχρέωση ή εμπορικό έγγραφο (συναλλαγματική, γραμμάτιο ή εκχώρηση επαγγελματικού χρέους όπως ημερήσιο γραμμάτιο). Αφού εξετάσει τα αποδεικτικά στοιχεία, ο δικαστής αποφασίζει εάν θα εκδώσει ή όχι διαταγή πληρωμής, η οποία επιτρέπει σε έναν δικαστικό επιμελητή να κατάσχει περιουσιακά στοιχεία εάν είναι απαραίτητο. Στην πράξη, χρειάζονται κατά μέσο όρο ένας έως δύο μήνες για να εκδοθεί διαταγή πληρωμής και, εάν ο οφειλέτης δεν φέρει αντίρρηση, αυτή καθίσταται εκτελεστή εντός ενός
μηνός.
Ποια ένδικα μέσα είναι διαθέσιμα σε περίπτωση διαφοράς με έναν Ευρωπαίο επιχειρηματικό εταίρο;
Υπάρχει μια διαδικασία ευρωπαϊκής διαταγής πληρωμής (ΕΔΠ), η οποία εφαρμόζεται μόνο σε διασυνοριακές διαφορές, δηλαδή όταν τουλάχιστον ένα από τα μέρη έχει την κατοικία ή τη συνήθη διαμονή του σε ένα κράτος μέλος της Ευρωπαϊκής Ένωσης (με εξαίρεση τη Δανία) διαφορετικό από το κράτος μέλος του επιληφθέντος δικαστηρίου. Αυτή η διαδικασία προορίζεται για την είσπραξη συμβατικών απαιτήσεων που είναι χρηματικές,
ρευστοποιήσιμες και ληξιπρόθεσμες κατά την ημερομηνία υποβολής της αίτησης.
Η δικαιοδοσία έκδοσης ΕΔΔΠ είναι, κατ' αρχήν, αυτή του κράτους μέλους στο οποίο ο εναγόμενος έχει την κατοικία του (ή έχει την έδρα του στην περίπτωση νομικών προσώπων).
#2 Συνοπτική διαδικασία για προσωρινή πληρωμή
Η αίτηση ασφαλιστικών μέτρων χρησιμοποιείται για να ζητηθεί από το δικαστήριο να διατάξει την καταβολή ενός χρηματικού ποσού που προορίζεται για την είσπραξη του χρέους. Πρόκειται για επείγουσα διαδικασία που χρησιμοποιείται όταν ο πιστωτής θεωρεί ότι υπάρχει κίνδυνος ο οφειλέτης να σταματήσει να πραγματοποιεί πληρωμές. Είναι κατάλληλη για αξιώσεις που
δεν αμφισβητούνται ιδιαίτερα, ακόμη και αν δεν είναι άμεσα ληξιπρόθεσμες.
#3 Κλήτευση για επί της ουσίας
Αυτή η μεγαλύτερη διαδικασία είναι κατάλληλη για πολύπλοκες διαφορές και χρησιμοποιείται συχνά όταν τα εμπλεκόμενα ποσά είναι υψηλά και άλλες επιλογές έχουν αποτύχει, ιδίως όταν ο οφειλέτης αμφισβητεί το χρέος. Περιλαμβάνει μια παραδοσιακή δικαστική υπόθεση, με απόφαση που εκδίδεται αφού τα μέρη έχουν παρουσιάσει τις υπόθεσές τους. Οι υπηρεσίες δικαστικού λειτουργού είναι υποχρεωτικές και μπορούν να ζητηθούν αποζημιώσεις.
Όσοι εμπλέκονται στην είσπραξη οφειλών
Μια διαδικασία είσπραξης οφειλών μπορεί επομένως να περιλαμβάνει διάφορα μέρη που εμπλέκονται στην εμπορική σχέση ή ενεργούν υπέρ του αιτούντος.
Ο πιστωτής
Αυτή είναι η εταιρεία ή το άτομο που κατέχει ένα ανεξόφλητο χρέος και μπορεί να ενεργήσει άμεσα ή να διορίσει τρίτο μέρος για την είσπραξή του.
Ο οφειλέτης
Αυτό είναι το μέρος που είναι υπεύθυνο για το χρέος, αλλά διατηρεί το δικαίωμα να το αμφισβητήσει εάν πιστεύει ότι δεν είναι υπεύθυνος. Εάν όχι, μπορεί να προτείνει φιλικό διακανονισμό (σε δόσεις ή με άλλο τρόπο) ή να υποχρεωθεί νομικά να καταβάλει τα οφειλόμενα ποσά.
Ο δικαστικός επιμελητής
Ενεργεί για την επίδοση εγγράφων, την εκτέλεση δικαστικών αποφάσεων, την εκτέλεση κατασχέσεων ή τη σύνταξη εκθέσεων.
Ο δικηγόρος
Απαραίτητος σε πολύπλοκες διαδικασίες ή όταν εμπλέκεται το εμπορικό δικαστήριο, ο δικηγόρος συμβουλεύει σχετικά με τη στρατηγική που πρέπει να υιοθετηθεί και το αρμόδιο δικαστήριο και εκπροσωπεί τον πιστωτή ενώπιον του δικαστή.
Το γραφείο είσπραξης οφειλών
Αυτή η εταιρεία χειρίζεται τη διαδικασία υπενθύμισης και διαπραγμάτευσης. Η αμοιβή της γενικά υπολογίζεται με βάση την επιτυχία, γεγονός που περιορίζει τον οικονομικό κίνδυνο.
Γιατί είναι σημαντικό να προσλάβετε δικηγόρο;
Εκτός από την παροχή βοήθειας στη σύνταξη επιστολών και τη διαπραγμάτευση με τον οφειλέτη, ένας δικηγόρος που ειδικεύεται στην είσπραξη οφειλών προσφέρει δύο πρόσθετα οφέλη:
Είναι εξοικειωμένος με τις λεπτομέρειες των εμπορικών διαφορών και μπορεί να προβλέψει τις αντιρρήσεις του οφειλέτη.
Αξιολογεί τις πιθανότητες επιτυχίας των νομικών διαδικασιών με βάση τη φύση του χρέους, την κατάσταση του οφειλέτη και το αρμόδιο δικαστήριο.
Θα πρέπει επίσης να σημειωθεί ότι οι υπηρεσίες δικηγόρου είναι υποχρεωτικές ενώπιον του Αστικού Δικαστηρίου ή του Εμπορικού Δικαστηρίου για την κλήτευση επί της ουσίας, εάν το ποσό του χρέους υπερβαίνει τις 10.000 £.
Πρόληψη ανεξόφλητων χρεών: μερικές βέλτιστες πρακτικές
Η καλύτερη είσπραξη οφειλών είναι αυτή που απαιτεί μόνο την έκδοση τιμολογίου. Για να αποφύγετε τη μη πληρωμή και τη λήψη πιο περιοριστικών μέτρων, ακολουθούν μερικές πρακτικές που πρέπει να εφαρμόσετε:
- Αναλύστε την πιστοληπτική ικανότητα των πελατών σας εκ των προτέρων. Οι ειδικοί σε θέματα εμπορικού κινδύνου προσφέρουν υπηρεσίες επιχειρηματικής πληροφόρησης που σας γλιτώνουν από την ανάγκη να ερευνάτε και να αξιολογείτε μόνοι σας την οικονομική υγεία των επιχειρηματικών σας συνεργατών.
- Εκδίδετε τιμολόγια άμεσα, με σαφείς όρους πληρωμής που έχουν διαπραγματευτεί εκ των προτέρων με τον επιχειρηματικό εταίρο.
- Ορίστε κυρώσεις για καθυστερημένες πληρωμές σύμφωνα με το νόμιμο επιτόκιο για να ενθαρρύνετε τη συμμόρφωση με τις
προθεσμίες. - Θέστε εγγυήσεις: καταθέσεις, ασφάλιση πίστωσης, εκχώρηση απαιτήσεων κ.λπ.
Συχνές ερωτήσεις – Οι συχνές ερωτήσεις σας σχετικά με τη διαδικασία είσπραξης
χρεών
Ποια είναι η διαδικασία είσπραξης ενός ανεξόφλητου χρέους;
Ξεκινήστε στέλνοντας υπενθυμίσεις για ανεξόφλητα τιμολόγια και στη συνέχεια στείλτε μια επίσημη ειδοποίηση. Εάν αυτό αποτύχει, υποβάλετε αίτηση
πληρωμής ή κινηθείτε νομικά ενώπιον του αρμόδιου δικαστηρίου.
Πώς μπορεί να αμφισβητηθεί μια διαδικασία είσπραξης οφειλών;
Ο οφειλέτης μπορεί να υποβάλει αιτιολογημένη ένσταση στον δικαστή, να αποδείξει ότι η πληρωμή έχει πραγματοποιηθεί ή
να ισχυριστεί ότι το χρέος δεν οφείλεται.
Ποιες είναι οι διαδικασίες είσπραξης φόρων;
Αυτές εμπίπτουν στις φορολογικές διαφορές: το Δημόσιο Ταμείο μπορεί να χρησιμοποιήσει διαταγές εκτέλεσης, χωρίς να περάσει από τα δικαστήρια, για φορολογικά χρέη.
Πώς μπορεί να μπλοκαριστεί μια διαδικασία είσπραξης οφειλών;
Μέσω διαπραγμάτευσης, νομικής αμφισβήτησης ή σχεδίου διακανονισμού που έχει εγκριθεί από τον πιστωτή (ή ακόμα και που έχει εγκριθεί από δικαστή).
Ποιες είναι οι συνέπειες της δικαστικής είσπραξης;
Μπορεί να οδηγήσει σε κατάσχεση, επιδείνωση της πιστοληπτικής σας αξιολόγησης ή ακόμη και σε συλλογικές διαδικασίες.